各学院党委(党总支)：

按照安徽省教育厅皖教秘学[2015]21号、皖教秘学[2018]34号等相关文件的要求，为做好2021届毕业研究生档案材料的收集、整理、装订、移交和寄送工作，现就有关事宜通知如下：

一、做好毕业生档案材料的收集工作

研究生档案是指研究生报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记述和反映研究生在校期间学习和科研情况、政治思想品德、奖惩情况等重要保存价值的文字材料，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。收集毕业研究生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节，各学院党委(党总支)要高度重视，确保将每一名毕业生的档案收集齐全。

二、做好毕业生档案材料的整理、装订、移交等工作

各学院党委（党总支）要具体组织实施、负责研究生档案材料的整理、装订工作。装袋前，认真核查每一位毕业研究生的材料。 装袋时，须一一对应装入学生个人的档案袋，避免档案材料漏装、错装等。装袋后，在目录上对应填写有或者无。若有其他相关材料须装档，请写在材料目录空白栏内。目录中，装档人须是研究生辅导员，复核人须是分管研究生工作书记。档案装好后要按学号（从小到大）顺序将档案袋从上到下依次排列。

具体事宜安排如下。

1.7月2日前，领取封条等相关材料；7月12日前，须扫描完毕业生的全部档案；7月16日前，以学院为单位将整理、装订好的毕业生档案移交至行政楼521。

2.各学院在整理、装订毕业生档案时，须由分管研究生工作书记带队，研究生辅导员等相关老师负责，学生不得参与。

3.移交档案时，请带上相关材料（见附件，2021届毕业研究生档案目录表一式两份，一份贴档案袋封面，一份和2021届毕业研究生档案报送单一起交行政楼521）。

三、做好毕业研究生档案寄送、查询工作

1.毕业生档案由EMS统一寄送。

2.各学院应及时告知毕业生：学生档案投寄时间是7月下旬，档案邮寄单位同报到证抬头或者调档函等一致。档案转递一周后，毕业生务必根据报到证抬头或者调档函地址向档案接收单位查询档案是否已接收。

届时，可登录研究生处网页，对应学号查找EMS单号，有效期30天。

如有不明之处，请与党委研究生工作部联系。

联系人：姜文琳；联系电话：0561-3804086。

附件：1．2021届毕业研究生档案报送单

          2．2021届毕业研究生档案目录表（每个学生都要有，贴档案袋封面）

                                                                                                           党委研究生工作部

                                                                                                      2021年6月28日